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個人情報保護について

個人情報保護方針

 南海ビルサービス株式会社(以下、「当社」といいます。)は、複雑・多様化する都市に暮らす人々の快適に、安心に、清潔にすごしたいという願いに応え、都市環境づくりの最先端を歩み続けることで社会へ貢献し、当社への期待に応えるべく事業活動を進めてまいります。
 当社が事業活動を通じてステークホルダーの皆さまから取得した個人情報は、皆さまの大切な財産であるとともに、個人の尊厳を重んじ、個人情報を適切に保護することが社会的責務であると考え、以下の個人情報保護方針を定め、これを実施し、かつ維持いたします。

1.個人情報の取得、利用、提供

(1)

 

 当社は、個人情報の適切な取得、利用及び提供をするため、事業内容及び規模を考慮したうえで、その利用目的を特定し、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)はいたしません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。

(2)

 

 当社は、収集した個人情報については、本人または代理人より利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止、苦情および相談(以下、「開示等」といいます。)の要求があった場合には合理的な範囲内においてこれに応じます。

2.個人情報の安全対策

(1)

 

 当社は、個人情報の管理責任者を特定し、取扱担当者については必要最小限の者に限定します。また、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などを防止および是正するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

(2)

 

 個人情報の処理等を外部委託する場合には、プライバシーマーク認定事業者を選択するかまたはこれと同等の個人情報保護管理水準にあると認められる事業者を選択いたします。また、委託に際しては、契約書等で個人情報の取扱いに関する事項を定め、安全性について万全を期します。

3.法令、国が定める指針およびその他規範の遵守

     当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、「個人情報の保護マネジメントシステム-要求事項」(JIS Q 15001)等、関連する規範に基づき、個人情報の保護および取扱いに関する社内規程を定めると共に、必要に応じてこの規程を見直し、改善します。個人情報の取扱いに関しては、関連する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。

4.継続的改善

     当社は、この方針を実行するために、管理体制を確立するとともに、当社役員および従業員(正社員、契約社員、嘱託社員、パートおよびアルバイト等)に対して周知徹底し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

5.問い合わせ等対応

     当社は、お客さまからの個人情報に関するお問い合わせ、苦情及び相談、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応いたします。

制定日:平成17年 9月20日
改定日:平成21年 10月1日
南海ビルサービス株式会社
代表取締役社長 廉林 光夫

【個人情報に関する問い合わせ窓口】
〒556-0004
大阪市浪速区日本橋西一丁目3番19号
南海ビルサービス株式会社 総務部 宛

個人情報取扱い具体的事項につて

南海ビルサービス株式会社
個人情報保護管理者
情報管理責任者
西川 広幸

 当社ではお客さま、お取引先さまを始めとする、当社に個人情報を提供されるすべての方の個人情報を適切に保護することが個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、個人情報の保護に努めます。

1.個人情報の利用目的

     当社は、取得した個人情報については次の目的のために利用いたします。

(1)

 

 お客さま、お取引先さまに関する個人情報(開示対象個人情報)
 サービスに関するお問い合わせ・ご相談対応のため
 サービスに関する請求、支払いとその確認をするため
 サービスに関するご案内の送付のため
 サービス提供時のご本人確認のため

(2)

 

 従業員に関する個人情報(開示対象個人情報)
人事管理(勤務管理、給与支払、公的機関への各種届出等)に関わる業務のため

(3)

 

 採用応募者に関する個人情報(開示対象個人情報)
 採用応募者への情報提供および連絡のため
 当社での採用業務管理のため
 従業員の人事管理に関わる業務を行うため

(4)

 

 ペット葬祭事業に関する個人情報(開示対象個人情報)
 ペットの葬儀管理のため
 納骨堂の利用管理のため
 サービス・カタログ・催し物のご案内送付のため
 サービスに関するお問い合わせ・ご相談対応のため

(5)

 

 受託業務に関する個人情報(開示対象個人情報外)
受託業務(ビルメンテナンス、警備、清掃、マンション管理、デリバリーセンターにおける配達、DM発注、インフォメーション(申込・受付)等)の履行のため その他の上記の業務に関連する付帯業務履行のため

2.個人情報の管理について

 当社は個人情報の不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩および目的外利用を防止するために、関係する法令、指針・ガイドラインおよび当社内部規則に従い、適切なセキュリティを施した環境で必要かつ適切な安全管理をいたします。

3.個人情報の利用について

 当社は、次の場合を除き、利用目的以外には個人情報を利用いたしません。

(1)

 ご本人の同意がある場合

(2)

 ご本人を識別できない状態で利用する場合

(3)

 利用目的以外のために利用することが、関係する法令または指針・ガイドラインにより認められている場合

4.個人情報の第三者への開示又は提供について

 当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に開示または提供いたしません。

(1)

 ご本人の同意がある場合

(2)

 ご本人を識別できない状態で開示または提供する場合

(3)

 関係する法令または指針・ガイドラインにより、第三者への開示が認められている場合

5.個人情報の開示等の手続

 当社は、個人情報の開示等の手続を次のとおりといたします。

(1)

 

 開示等の請求先

 個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加、削除、利用の停止、消去または提供の拒否(以下、「開示等」といいます。)の請求もしくはその他苦情は、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送にてお送りいただきますようお願いいたします。
 開示等の請求に関しては、郵送以外の請求はお受けいたしかねますので、その旨ご了解賜りますようお願い申し上げます。
また、ご提出いただきました書類につきましては返却いたしませんので併せてご了承ください。
<送付先>
〒556-0004
大阪市浪速区日本橋西一丁目3番19号
南海ビルサービス株式会社 総務部 宛

(2)

 

 個人情報の開示等の請求
(申請書類)
①利用目的の通知 または 開示
「開示対象個人情報の開示請求書」
②訂正、追加 または 削除、利用の停止、消去 および 第三者への提供の停止
「開示対象個人情報の訂正・利用停止等請求書」
③その他苦情等
「個人情報相談票」
(本人確認のための書類)
ア.開示等の請求をする方が個人さまの場合(下記項目のそれぞれ1通が必要)
 •開示等の申請書に記載されている開示を請求する方の氏名および住所と同一の氏名および住所が記載されている運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、住民基本台帳のカードコピーのいずれか1通(本籍地は塗りつぶしてください)

(代理人確認のための書類)
ア.代理人確認のための書類
 •戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類いずれか1通(本籍地は塗りつぶしてください)
※開示等の請求をする日前30日以内に作成されたものに限ります。
 •親権者もしくは成年後見人自身の本人確認書類

イ.本人が委任した代理人の場合
 •委任状(ご請求の署名捺印) 1通
 •委任状に押された本人の印鑑と同一印影の印鑑証明 1通
 •代理人を確認するための書類

※提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にご提示いただけない場合は、開示等の求めがなかったものとしてご送付いただいた書面を返送させていただきます。

(3)

 

 開示等の結果の通知方法
 個人情報開示等の請求に記載されたご本人(お申し出された方がご本人以外の場合には、正当な代理権限を有している代理人)の氏名および住所宛に、郵便(書留、簡易書留、配達記録郵便など、配達の記録が残る方法)により通知いたします。また、開示等を行わない場合に該当する場合は、その理由を付記して通知させていただきます。なお、通知までに日数を要することがありますが、予めご了承ください。

(4)

 

 開示等の請求に対するその他の注意事項
 •個人情報保護法上対応を要しない場合、所定の書類に不備があった場合等には、開示等の請求に対応できないこともあります。
 •開示等の請求にともない取得した個人情報は開示等の請求の対応に必要な範囲でのみ取扱うものとします。開示等の請求に際しご提出いただいた書面は返却いたしかねます。
 •申請書の記載住所(日本国内)のご請求者(代理人宛の場合は代理人)本人宛に書面によって回答させていただきます。
 •お問い合わせの内容によっては回答にお時間をいただく場合もございます。
 •開示対象個人情報の消去請求の場合において、当該保有個人データを消去させていただいたときでも、保有個人データの消去請求の申請書、本人確認の書面、回答書の写しは保管させていただきます。
 •開示対象個人情報の利用もしくは消去、または第三者への提供停止の請求の結果、当該の開示対象個人情報に対するサービス等はご利用いただけなくなることをあらかじめご承知おきください。

(5)

 

開示等を行わない場合

 次のいずれかに該当する場合は開示等を行いません。

(利用目的の通知)
ア. 利用目的が明らかな場合
イ. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
ウ. 会社の権利または正当な利益を害する恐れがある場合
エ. 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
オ. 請求に係る開示対象個人情報が存在しない場合
カ. 請求者が所定の手数料を支払わない場合

(開示)
ア. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
イ. 会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
ウ. 他の法令に違反することとなる場合
エ. 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
オ. 請求に係る開示対象個人情報が存在しない場合
カ. 請求者が所定の手数料を支払わない場合

(訂正、追加または削除)
ア. 開示対象個人情報の内容が事実であった場合
イ. 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
ウ. 利用目的から見て訂正等が必要でない場合

(利用の停止または消去)
ア. あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取扱っている場合(違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む)
イ. 適正な方法で取得している場合(違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む)
ウ. 多額の費用を要する等、利用の停止または消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

(第三者への提供)
ア. あらかじめ本人の同意を得て提供している場合
イ. 法令に基づく場合
ウ. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
エ. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
オ. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
カ. 多額の費用を要する等、利用の停止または消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

6.Webサイトにおける個人情報等の取扱いについて

 当社は、個人情報の開示等の手続を次のとおりといたします。

(1)

 

 クッキー(Cookie)、WebビーコンおよびIPアドレスの利用について
 当社は、当社が運営するWebサイトにおいて、クッキー(Cookie)、WebビーコンおよびIPアドレスを次の目的で使用することがあります。

 ア.サーバーで発生した障害や問題の原因を突き止め解決するため
 イ.Webサイトや電子メール等の内容を改良するため
 ウ.Webサイトや電子メール等の内容を個々の利用者向けにカスタマイズするため
 エ.個人を特定できない状態で統計資料として利用するため
   ご本人は、インターネット閲覧ソフト(以下、「ブラウザー」といいます。)の設定でクッキー(Cookie)の受取りを拒否することにより、弊社によるクッキー(Cookie)およびWebビーコンの利用を拒否することができます。ただし、その場合には、カスタマイズ機能等一部の機能が使用できないなどの制約が生じることがあります。

(2)

 

 SSL(Secure Sockets Layer)について

 当社は、当社が運営するWebサイトを通じてご本人から個人情報をご提供いただく際は、通信途上における第三者の盗聴等を防止するため、SSL(Secure Sockets Layer)による暗号化またはこれに準ずるセキュリティ技術を使用します。
 ただし、ご本人のコンピューター環境により、まれにこれらの技術をご利用いただけない場合がございます。その場合には、通信途上における安全性が確保できない旨の表示をいたします。

7.個人情報に関する問い合わせ等

 

 当社は、個人情報に関する問い合わせ、苦情及び相談の請求については、下記にて受け付けています。

   <個人情報に関する問い合わせ窓口>
   〒556-0004
   大阪市浪速区日本橋西一丁目3番19号
   南海ビルサービス株式会社 総務部 宛

 また、当社は個人情報保護法で規定されている認定個人情報保護団体の対象事業者になっています。当社が加盟している認定団体の名称及び苦情解決の連絡先は下記のとおりです。

 <認定個人情報保護団体の名称>
 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会

 <苦情解決の連絡先>
 個人情報保護苦情相談室

 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
 TEL:0120-700-779

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